Come rispondere professionalmente al telefono della reception

Rispondere al telefono in maniera professionale? Non è facile, e il rischio di apparire sbrigativi e poco accorti è dietro l’angolo. Proprio per evitare questi sbagli, di seguito abbiamo avuto modo di riepilogare alcuni rapidi suggerimenti di pronto utilizzo.

Un primo metodo per rispondere al telefono della reception è “Grazie per aver chiamato XXX, come posso aiutarla?”. Si tratta di saluto breve e professionale, ma comunque educato. Se non volete identificarti con il vostro nome e cognome, basta fare un cenno al nome della società e chiedere come potete aiutare il chiamante.

Una seconda alternativa è rispondere “Grazie per aver chiamato XXX. Sono YYY, come posso aiutarvi?”. È un metodo meno riservato, poiché andrete a rivelare il vostro nome ai chiamanti. Si tratta di un metodo spesso preferito, poiché aggiunge una dimensione personale e dunque trasferisce l’impressione di un miglior servizio clienti. Inoltre, quando condividete il vostro nome con il chiamante, costui avrà un modo semplice per sapere con esattezza a chi hanno parlato se ha bisogno di richiamare più tardi. D’altronde, è noto che il servizio clienti funziona meglio quando entrambe le parti sanno con chi stanno parlando.

Il terzo metodo è “Buon pomeriggio, grazie per aver chiamato XXX. Come posso aiutarla?”. Si tratta di un saluto apparentemente simile ai primi due, e che potete pertanto usare a rotazione in modo da non ripetere più volte le stesse frasi. Aggiungendo un saluto positivo specifico darete un pizzico di entusiasmo in più, senza eccedere.

Naturalmente, quando si tratta di rispondere alle chiamate telefoniche personali, ci sono molte più opzioni rispetto a quelle che potreste usare rispondendo alle telefonate di lavoro. Potete ad esempio prendere il telefono e dire “ciao”, “come va”, ecc. a un amico senza problemi, ma farlo dinanzi ad un cliente non è probabilmente ciò che desiderate…

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